Logiciel GED - Gestion électronique des documents

Augmentez la productivité au sein de votre organisation en simplifiant le flux de documents

Accéder à la bonne information au bon moment représente un défi ? Vous avez trop d'outils différents parmi lesquels choisir lorsque vous voulez trouver un document ? Avez-vous parfois l'impression de perdre le contrôle de vos données ? Vous n'êtes pas seul. Les volumes de données ont augmenté massivement ces dernières années et le rythme de croissance continue de s'accélérer : les analystes prévoient une multiplication par cinq des volumes de données au cours des prochaines années à venir jusqu'en 2025.

Sans outils efficaces pour gérer ce flot de données, votre organisation risque de :

passer à côté d'opportunités commerciales
supporter une lourde charge administrative
faire face à l'augmentation des coûts des processus internes
avoir du mal à se conformer à des réglementations telles que la RGPD
perdre des documents importants
ralentir la recherche de documents spécifiques

C'est pourquoi une gestion efficace et intelligente de l'information est essentielle pour aider les organisations à mettre leurs données à profit.

Les avantages d'un logiciel GED pour la gestion électronique de vos documents

Classez et archivez tous vos documents d'entreprise de manière logique et structurée.
Renforcez la confidentialité et la sécurité de vos documents en paramétrant les droits d'accès par utilisateur ou par groupe de travail.
Bénéficiez d’un moteur de recherche performant pour retrouver vos documents par mots clés ou en appliquant des filtres.
Gérez simplement les versions de vos documents en vous assurant la publication de la dernière mise à jour validée.
Assurez la synchronisation de vos fichiers entre vos postes informatiques, vos périphériques mobiles et la GED.
Diffusez vos documents de travail à vos contacts internes et externes de manière simple et sécurisée.
Accélérez la validation de documents par l’affectation de tâches via la fonction de Workflows linéaires ou conditionnels.
Conservez durablement vos documents dans votre plateforme GED dans le cloud, dans le respect du cadre légal et des normes en vigueur, au sein d’un Coffre-Fort Numérique certifié AFNOR.

Capture documentaire

Gestion de contenus & courriers entrants

Dématérialisation RH

Facture électronique

Dématérialisation factures clients

Dématérialisation factures fournisseurs

Archivage électronique

Signature électronique

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FAQ : Vos questions les plus fréquentes sur les logiciels GED

Comment une solution de gestion de l'information peut-elle m'aider à trouver des documents plus rapidement ?

Les recherches montrent que les gens passent jusqu'à 18 minutes en moyenne à chercher un document. La solution intelligente Enterprise Search de Konica Minolta vous permet de trouver des informations pertinentes en quelques secondes, sans avoir à changer d'application ou à effectuer des recherches ardues dans plusieurs systèmes.

J'ai encore beaucoup de documents en format papier. Comment puis-je les intégrer ?

Notre technologie de conversion de documents (solutions de numérisation) vous y aide. Lors de la conversion de vos documents papier en fichiers PDF (ou autres formats de fichiers), elle utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour analyser les informations du document et les intégrer dans le processus approprié. Par exemple, si la solution identifie un numéro de facture sur le document, elle le classe comme une facture et l'achemine vers la destination ou le processus métier approprié selon un workflow ou une procédure prédéfinie.

Comment gérer des documents tels que les contrats ou les factures que je dois encore signer personnellement ?

Les signatures électroniques peuvent remplacer les signatures manuelles dans presque toutes les transactions. Elles constituent une méthode juridiquement contraignante pour obtenir le consentement ou l'approbation d'un document ou d'un formulaire numérique.

Comment réduire les tâches répétitives ?

L'automatisation des processus robotiques (RPA) peut prendre en charge des tâches répétitives du quotidien dans des secteurs tels que l'administration, la banque et l'assurance. Par exemple, 70 à 80 % des étapes du traitement d'une demande d'indemnisation sont répétitives et ne nécessitent pas d'expertise humaine. La RPA peut prendre en charge ces tâches, telles que le téléchargement de données, la création de rapports et l'émission de factures. Les demandes d'indemnisation peuvent donc être traitées plus rapidement et de manière plus cohérente, et les employés peuvent se concentrer sur les 20 à 30% du processus qui nécessitent une expertise humaine.

Plusieurs personnes peuvent-elles travailler sur les mêmes documents simultanément ?

Nos solutions cloud de partage de fichiers, basées sur SharePoint online, favorisent la collaboration, synchronisent automatiquement les mises à jour, garantissent l'enregistrement de toutes les modifications et facilitent les recherches de contenu. L'accès mobile vous permet aussi de collaborer sur vos dossiers à tout moment depuis n'importe quel appareil...

Dans quels départements puis-je utiliser une solution de gestion de contenu ?

Les solutions de gestion de contenu sont particulièrement utiles dans des départements tels que le service juridique, la comptabilité et les ressources humaines, où les processus gagneront à être numérisés. Avec les solutions Konica Minolta de gestion électronique des documents, de dématérialisation des factures et de dématérialisation des processus RH, vos documents, factures, contrats, fiches de paie... sont respectivement stockés dans une seule base de données. Comme tout se trouve sur la même plateforme, les informations sont disponibles pour les utilisateurs autorisés par simple pression sur un bouton, ce qui accélère les processus tels que les approbations tout en maintenant la sécurité des informations.

Comment puis-je me mettre en conformité avec la Loi de Finances 2024 ?

La loi de dématérialisation 2024 a pour objectif de diminuer la fraude à la TVA.

Pour mener à bien ce projet, l’Etat a mis en place une législation impliquant les entreprises assujetties à la TVA à transmettre les factures de façon électronique depuis le portail public de facturation : Chorus Pro.

En tant qu'entreprise, vous aurez alors plusieurs possibilités :

Passer directement par le portail Chorus Pro (pour l’émission et la réception de factures)
Vous connecter au portail avec l’aide d’un OD (Opérateur de dématérialisation)
Sous-traiter ces opérations avec l’aide d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)

Toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être obligatoirement capables d'émettre des factures électroniques :

à compter du 1er septembre 2026, pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI);
à compter du 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises;

En revanche, l’obligation de recevoir des factures électroniques s’applique pour l’ensemble des sociétés dès le 1er septembre 2026.

Plus de 19 500 clients en Europe nous font confiance pour la gestion intelligente de l'information

Chez Konica Minolta, nous savons qu'il n'existe pas de solution unique, c'est pourquoi nous nous efforçons de développer des solutions personnalisées qui s'intègrent parfaitement à votre infrastructure existante et répondent à vos attentes.

Plus de 19 500 clients en Europe nous font déjà confiance en tant que partenaire pour les aider à résoudre leurs problèmes de gestion de l'information.

En plus de nos propres solutions, nous nous associons aux leaders du secteur de la gestion de l'information, tels que Microsoft, Hyland, M-Files et UiPath afin de vous proposer un maximum de fonctionnalités et de qualité.

Enfin, Konica Minolta est la garantie d'un accompagnement à la hauteur de vos attentes. Pour cela, nous mettons à votre disposition 700 experts et techniciens IT, 200 ingénieurs et 90 personnes dédiées à la relation client répartis dans 3 filiales et 50 agences en France à moins d’une heure de chez vous.

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